לגלות את סודות ניהול תוכנות ניהול פרויקטים במחשב

המדריך המושלם לניהול תוכנות ניהול פרויקטים: איך לא ליפול בין הכיסאות?

ניהול פרויקטים הוא כמו לנהל מסיבה: יש הרבה אורחים (או כיוונים), צריך לשמור על האווירה, שאף אחד לא יברח, ושהכל יתנהל בצורה חלקה. אם אתם חושבים שיכולים לנהל פרויקט בלי תוכנה מתאימה – אתם כנראה שוכחים איך להפיל עוגה ואז לאכול אותה! אז איך בוחרים את התוכנה הנכונה ולא מסתבכים בתוך ים האפשרויות? נתחיל לטפח את מערכת הפרויקטים שלכם עם המידע החדש מבלי להקשות על עצמנו.

מהם האלמנטים החשובים בתוכנת ניהול פרויקטים?

ישנם כמה מרכיבים שחשוב לבדוק לפני שמבצעים רכישה או מנוי לתוכנת ניהול פרויקטים. הנה כמה מהן:

• פשטות השימוש: אם התוכנה דומה למסלול עקום ב- GPS, אתם לא במקום הנכון.
• שיתופיות: אם אי אפשר לשלוח מסמכים ולקבל פידבקים, אז מה הטעם בכלל?
• סנכרון עם כלים אחרים: כי ברור שלא נשאיר את כל הנתונים בכמעט כלים יחידים!
• תמיכה טכנית: מתי לא נזדקק למישהו שיעזור לנו? ביום האכזרי ההוא שבו המחשב קרס!
• תמחור: אתם לא רוצים לשבור את הכיס על תוכנה שלא באמת עונה על הצרכים שלכם.

האם יש באמת "התאמה מושלמת" לתוכנה?

בואו נעשה סדר: אתם לא יכולים למצוא תוכנה שתתאים לכל אחד, כמו שאתם לא יכולים לשים בקבוק בירה לכל אחד מהחברים שלכם במסיבה. כל אחד מהם אוהב משהו אחר. ואכן, גם בניהול פרויקטים יש סוגים שונים של צרכים – יש שעונים, ישקות, ויש את אלה שמחפשים עוד ועוד פיצ’רים. אז מה לעשות? קודם כל, לשאול את עצמכם:

• מה הצוות שלי הכי צריך מעכשיו?
• האם יש צורך בצורות דיאלוג עם לקוחות?
• איזה פרויקטים ננהל בשנה הקרובה? נדרשת גמישות?
• האם נצטרך סיכומי מצב תכופים?

3 תוכנות ניהול פרויקטים שאסור לפספס!

המלצה עליהן היא כמו הקסם שלכם במסיבה: תביאו אותן, ותהפכו את כל המצב להרבה מהנה! אז מי מגיע לרשימה?

• Asana: אם אתם אוהבים את השיטה של "כל הגזרים בשורה" ולראות את כל מה שצריך לעשות בקלות, זו התוכנה בשבילכם. ממש כמו שאתם מבשלים, בלחיצת כפתור תוכלו לשלוט על כל מה שמתרחש.
• Trello: עם כרטיסיות כמו במשחקי קלאסיקה, Trello מבטיחה לכם שהכל יהיה ברור לעין. כמו לשחק במשחק קלפים, תהיו בטוחים שאף אחד לא יישאר לבד מהנושא!
• Jira: עבור הצוותים הטכנולוגיים והמהנדסיים, Jira נותנת את הישגי העל. הכי קולה לכם להיות כמנהלי פרויקטים המנהלים את כל הפיתוח. לשלב בין שאיפות גבוהות לעבודה אמיצה – תכנית כזו!

מה לא לעשות כאשר בוחרים תוכנה?

יש דברים שעדיף להשאיר מאחור, כמו סרגל גלגלים רטוב. הנה כמה מהטעויות הנפוצות:

• לא לבדוק את הפיצ’רים לפני הקנייה: כי לצערנו, מה שנראה קסום בהתחלה, לא תמיד מספק.
• לא להתייעץ עם הצוות: כשכולם יושבים על כיסאות נוח ורואים את התוכנה עוטפת את ההכנות, הם יכולים לתת לכם הרבה תובנות מעניינות!
• לא לנסות את התוכנה לפני קנייה: אתם לא רוצים לגלות בדיוק מה שהיא לא עושה אחרי ששמתם עליה את מיטב כספכם.

שאלות ותשובות מעניינות

מה ההבדל בין תוכנות ניהול פרויקטים שונות?

כל תוכנה מתמקדת בצרכים שונים. יש כאלו המיועדות לעבודה על פרויקטים, אחרות למעקב אחרי תוכן, ויש כאלו למצבים שבהם הכל פתוח, כמו משחקי קופסה!

האם יש אפשרות לשנות ולהתאים את התוכנה לצרכים ספציפיים?

כל התוכנות המובילות מציעות אפשרויות להתאמה אישית. זה נשמע כמו לסיים את הקנייה שלהם עם גזרה בדיוק לפי מידותיכם.

האם התוכנה מתאימה גם לעבודה מהבית?

בהחלט! מרבית התוכנות הן מבוססות ענן ואפשר לגשת אליהן מכל מחשב. כמו לצלם את כל המסיבה דרך הטלפון!

מה חשוב לבדוק כשיש לנו בעיה בתוכנה?

חשוב לדעת אם התמיכה זמינה 24/7 ולקרוא ביקורות של משתמשים אחרים. לא כל תוכנה נמצאת בסביבה – זה מסר חשוב!

האם יש חינמיות שמספקות מספיק?

ישנן תוכנות חינמיות שיכולות למלא את הצרכים הבסיסיים שלכם, אבל ברוב המקרים תגיעו לפרה ולתוכנות המשלבות את התמחות המקצועית שלכם.

סיכום: הדרך לניהול פרויקטים מושלם

ניהול פרויקטים יכול להיות קליל, נעים ומענג אם יש לכם את הכלים הנכונים. חשוב לזכור שכל צוות הוא ייחודי וצריך גישה שונה